Per fatturare una Pubblica Amministrazione ti serviranno, oltre ai normali dati fiscali, il codice ufficio e gli eventuali riferimenti dell'incarico. In PsicologoMio generi l'XML, lo firmi con uno strumento esterno e poi carichi il file firmato: conviene preparare questi passaggi prima della scadenza dell'invio.
La firma OTP del consenso informato non serve a firmare questo file. Qui occorre lo strumento di firma digitale del professionista e il formato CAdES richiesto dalla schermata.
In breve
- Dove andare
- Fatture e STS → Fatture Elettroniche → Nuova fattura elettronica → Pubblica Amministrazione
- Cosa serve
- Canale attivo, dati dell'ente e dell'ufficio, eventuali CIG/CUP/ordine, strumento personale di firma digitale CAdES.
- Risultato
- XML generato, firmato esternamente e caricato per i controlli e l'invio; esiti SdI e PA da verificare.
Compilare destinatario e riferimenti dell'incarico
Chiedi all'ente i dati di fatturazione prima di compilare il documento. Un codice ufficio errato può fermare la consegna anche quando importi e descrizione sono corretti.
Apri Fatture e STS → Fatture Elettroniche, premi Nuova fattura elettronica e scegli Pubblica Amministrazione. Inserisci identità fiscale e indirizzo dell'ente, Codice univoco ufficio (6 caratteri), data e righe del documento. Controlla il codice dell'ufficio destinatario, che non ha la stessa lunghezza di quello a sette caratteri per privati e aziende.
Compila Riferimento ordine, CIG e CUP quando richiesti per l'incarico. Il fatto che questi campi siano presenti come opzioni nell’interfaccia non stabilisce se siano obbligatori per il tuo contratto: confrontali con i dati comunicati dall'ente.
Controllare ritenuta e split payment
Rileggi con attenzione ritenuta e split payment, se pertinenti al tuo caso. Sono scelte che incidono sul totale e non si deducono dal solo nome dell'ente.
Rivedi il trattamento delle righe, Applica ENPAP, metodo, condizioni e scadenza del pagamento. Ritenuta d'acconto (%) e Scissione pagamenti (split payment) sono opzioni distinte: non attivarle solo perché il destinatario è una PA.
Verifica con il consulente e con l'ente la combinazione applicabile. Prima di Salva bozza controlla il totale e il netto risultante. Una descrizione corretta non compensa un codice ufficio o una scelta fiscale errati.
Generare e scaricare l'XML da firmare
Dopo aver controllato la bozza, genera il file XML da firmare. Conservalo senza alterarlo mentre completi la firma digitale CAdES nel servizio esterno.
Apri la bozza nel registro elettronico e premi Genera Fattura PA. La conferma assegna il numero e rende il documento immutabile; il flusso può raggiungere In attesa di firma.
Usa Scarica XML da firmare. Conserva il nome del file e firma proprio quel contenuto con il tuo software di firma digitale, scegliendo CAdES. Non convertire il file in PDF e non firmare una copia modificata manualmente: il successivo controllo riguarda il documento generato dal sistema.
Caricare il file firmato e seguire gli esiti
Quando hai il file firmato, torna nella fattura e caricalo nel percorso previsto. Poi segui gli stati di invio: il caricamento non è ancora la conferma finale dell'ente.
Nel dettaglio in attesa di firma trovi Carica file firmato .p7m. Seleziona il file con lo stesso nome dell'XML e l'estensione .xml.p7m, come richiesto dall'avviso. Dopo i controlli, il sistema avvia l'invio automaticamente.
Usa Aggiorna stato e leggi errori e cronologia. Lo stato di acquisizione o consegna SdI è distinto dalla successiva risposta della PA: possono comparire Accettata dalla PA, Rifiutata dalla PA o Decorrenza termini PA. Consulta la guida agli stati elettronici prima di decidere una rettifica.
Se la firma o il caricamento non vanno a buon fine
Se firma o caricamento si fermano, individua prima quale dei due passaggi è fallito. Questo ti permette di correggere il file o le impostazioni pertinenti senza ricreare la fattura alla cieca.
Controlla di aver selezionato l'XML della stessa fattura e non il PDF sanitario o un file di un'altra bozza. Verifica il formato CAdES e il nome con estensione richiesta. Un errore non va risolto generando un'altra fattura con lo stesso contenuto: verifica prima se il documento è già numerato e quale passaggio manca.
Se il sistema mostra una richiesta di verifica manuale, conserva i riferimenti e chiedi assistenza. Il file firmato e l'esito della trasmissione sono evidenze diverse: conserva entrambi secondo la procedura documentale dello studio.
Errori e problemi frequenti
Resta In attesa di firma
Se la fattura resta In attesa di firma, l'XML generato non è ancora stato validato come file firmato. Scarica il file corretto, firmalo in CAdES e carica il corrispondente .xml.p7m.
Il codice destinatario non è accettato
Per una PA serve il codice univoco ufficio di sei caratteri, non il formato a sette caratteri usato altrove. Verifica il dato ricevuto dall'ente prima di inviare di nuovo.
La PA ha rifiutato il documento
Un rifiuto della PA è distinto da uno scarto SdI. Apri motivo e cronologia, confrontati con l'ente e verifica la rettifica necessaria senza duplicare subito l'invio.
Controllo finale
- Ufficio destinatario corretto
- Riferimenti amministrativi verificati
- Firma applicata all'XML generato
- File .xml.p7m caricato
- Esito PA distinto dallo stato SdI
Domande frequenti
Posso firmare con l'OTP dei consensi?
No. Questo flusso richiede una firma digitale esterna CAdES sul file XML.
La generazione equivale all'invio?
No. Per la PA resta il passaggio di firma e caricamento.
La decorrenza termini significa che il cliente ha pagato?
No. È uno stato del flusso elettronico PA, non una registrazione di incasso.
