Emettere una fattura non significa aver ricevuto il pagamento. Se il paziente versa un acconto o paga in più momenti, registra soltanto quanto è entrato davvero e controlla il residuo: così la situazione economica resta leggibile.
Il modulo corrente richiede Importo e Metodo e salva la data e l'ora correnti. Non contiene un campo per scegliere una data di incasso precedente. Questo dettaglio conta per i riepiloghi per cassa e per STS: non registrare oggi un incasso storico senza aver verificato come mantenerne la data corretta.
In breve
- Dove andare
- Fatture e STS → Fatture Sanitarie → Incassa oppure dettaglio → Registra pagamento
- Cosa serve
- Documento emesso con un residuo incassabile e pagamento realmente ricevuto.
- Risultato
- L'importo pagato aumenta, il residuo diminuisce e la fattura risulta parzialmente pagata o pagata.
Aprire il documento con residuo
Parti dalla fattura corretta e leggi il saldo ancora aperto. Se hai più documenti dello stesso paziente, confronta numero e data prima di aggiungere un movimento.
In Fatture e STS → Fatture Sanitarie seleziona Da incassare oppure cerca il numero, il paziente o la prestazione. Controlla tipo, data, totale e residuo prima di premere Incassa. In alternativa apri il dettaglio e usa Registra pagamento.
Le bozze non possono ricevere un pagamento con questo flusso: il documento deve essere emesso. I documenti storici importati possono essere in sola lettura; in quel caso verifica il dato nel gestionale di origine e nel report, senza tentare di aggiornare artificialmente i valori storici.
Registrare soltanto quanto ricevuto
Inserisci l'importo effettivamente incassato, non il totale della prestazione se hai ricevuto solo una parte. Il residuo ti aiuterà a riconoscere ciò che resta da pagare.
La finestra Registra pagamento propone il residuo. Se hai ricevuto un acconto, sostituisci l'importo con la somma effettiva. Il valore deve essere positivo e non superare il residuo indicato. Il pulsante Registra incasso resta disabilitato se l'importo non è valido.
Esempio fittizio: su un totale di 71,40 euro, un primo incasso di 30 euro lascia 41,40 euro da ricevere. Non inserire l'intero totale per comodità se il denaro non è stato ricevuto. Al pagamento successivo apri nuovamente il documento e verifica il residuo aggiornato.
Scegliere il metodo effettivo
Scegli il metodo con cui è arrivato il denaro. È un dettaglio utile quando più avanti dovrai riconciliare i movimenti dello studio.
Le opzioni sono Bonifico, Carta/POS, Contanti, Assegno, Bonus Psicologo e Altro. Il modulo imposta il pagamento come tracciabile per i metodi diversi da Contanti; la scelta Altro non costituisce, da sola, prova della tracciabilità del mezzo usato.
Scegli il metodo coerente con l'evidenza del pagamento e conserva la documentazione amministrativa appropriata. La voce Bonus Psicologo non è un collegamento automatico a un pagamento esterno né una conferma delle procedure del beneficio. Per quote miste verifica i limiti STS.
Controllare la data prima della conferma
Prima della conferma guarda la data che l'interfaccia registrerà. Se stai ricostruendo un pagamento passato, verifica i limiti del flusso attuale invece di attribuirgli una data non selezionabile.
La schermata non espone un selettore Data incasso: il salvataggio usa il momento corrente. Se stai recuperando bonifici ricevuti giorni o mesi prima, chiedi prima una gestione che preservi la data reale. Non usare una registrazione corrente come se fosse retrodatata.
Premi Registra incasso una sola volta e attendi Pagamento registrato. Controlla l'importo ricevuto e il residuo nel registro. Se la pagina perde la connessione, ricarica e verifica il risultato prima di ripetere: un messaggio mancante non dimostra che il pagamento non sia stato salvato.
Che cosa cambia in fattura, statistiche e STS
Dopo il salvataggio, ricontrolla fattura e residuo. Tieni presente che statistiche e preparazione STS leggono i pagamenti registrati, quindi un importo errato può riapparire in più punti.
Un pagamento inferiore al saldo lascia il documento parzialmente pagato; il saldo porta allo stato pagato. Le statistiche degli incassi dipendono dalle registrazioni, non soltanto dall'importo emesso. Il riepilogo della seduta può mostrare quanto è stato ricevuto e quanto manca.
Se sulla fattura era attivo Invia automaticamente a STS, PsicologoMio prova ad avviare la trasmissione quando registri il saldo. L'avviso Invio STS da completare può comparire anche dopo un pagamento salvato correttamente: non registrare di nuovo il denaro. I pagamenti su date diverse richiedono una verifica specifica perché il flusso STS attuale non li gestisce sempre.
Errori e problemi frequenti
Non vedo Incassa
Se Incassa non compare, controlla che la fattura sia emessa, ancora aperta e incassabile. Leggi residuo ed eventuali storni prima di creare un altro documento.
L'importo supera il residuo
Un importo superiore al residuo può indicare pagamenti o rettifiche già registrati. Confronta i movimenti e inserisci soltanto la somma effettivamente ricevuta; gestisci a parte un'eventuale eccedenza.
Pagamento riuscito ma STS fallito
Il salvataggio dell'incasso avviene prima dell'eventuale tentativo STS. Se il pagamento è presente ma l'invio fallisce, risolvi il problema STS senza registrare di nuovo il denaro.
Controllo finale
- Pagamento effettivamente ricevuto
- Importo non superiore al residuo
- Metodo coerente
- Data corrente adatta alla registrazione
- Nessun secondo incasso per un errore STS
Domande frequenti
Posso scegliere la data di un vecchio bonifico?
Il modulo attuale non offre quel campo; verifica con assistenza la gestione corretta prima di registrarlo.
Posso registrare più acconti?
Il registro supporta incassi parziali, ma la trasmissione STS su date diverse ha limiti specifici.
Carta/POS incassa automaticamente dal paziente?
Qui registri un pagamento ricevuto. Selezionare il metodo non effettua un addebito sulla carta.
